Bestuursinfo

Hieronder vindt u de bestuurlijke mededelingen, reglementen, statuten en notulen.
de links geven vervolgens de pdf weer.

Huishoudelijk reglement
Huishoudelijk reglement inleg
Tuinreglement
Statuten

Agenda Algemene Ledenvergadering 2018

Geachte tuinvrienden, het bestuur nodigt u hierbij uit tot het bijwonen van de jaarlijkse algemene ledenvergadering van de Vereniging van Volkstuinders Woerden. 

De vergadering wordt gehouden op woensdag 28 maart 2018 om 20.00 uur in het kantine van Parkzicht te Woerden.

Agenda

  1. Opening
  2. “Woerden door het Sleutelgat van de tijd”. Woerden gefotografeerd tussen 1910 en 2010
  3. Mededelingen (voorzitter)
  4. Vaststelling van de notulen ALV van 28 maart 2017 (secretaris / voorzitter)
  5. Jaarverslag van het bestuur en beleid van het bestuur (secretaris / voorzitter)
  6. Jaarverslagen van de drie tuincomplexen (voorzitters van de drie tuincomplexen)
  7. Financieel verslag van het bestuur 2017 (penningmeester)
  8. Verslag van de kascommissie 2017 (kascommissie)
  9. Toelichting en vaststelling van de balans en van de staat van baten en lasten over 2017 (penningmeester).
  10. Decharge van het bestuur (voorzitter)
  11. In de pauze:

“Woerden door het Sleutelgat van de tijd”. Woerden gefotografeerd tussen 1910 en 2010

  1. Vaststelling van contributies en bijdragen voor het jaar 2019 (voorzitter).
  2. Vaststelling van de begroting 2018 (penningmeester / voorzitter)
  3. Verkiezing nieuwe bestuursleden (voorzitter).
  4. Benoeming 3 leden van de kascommissie 2018 (voorzitter)
  5. Benoeming van het lid / de leden die de vereniging willen vertegenwoordigen op het AVVN congres in Driebergen op 16 juni 2018 (voorzitter).
  6. Rondvraag (voorzitter)
  7. Sluiting van de vergadering (voorzitter)
  8. “Woerden door het Sleutelgat van de tijd”. Woerden gefotografeerd tussen 1910 en 2010

Met vriendelijke groet, namens het bestuur,

Janmaat, secretaris en waarnemend voorzitter.

Een ieder die reeds vragen heeft, belangstelling heeft voor een positie e.d. hierbij het verzoek om dit vooraf te laten weten aan de secretaris (secretaris@volkstuinwoerden.nl).

 

Agendapunt 5: Jaarverslag 2017 en beleid 2018 van het bestuur

 Het bestuur heeft in 2017 zes maal vergaderd. Tussendoor heeft het dagelijks bestuur diverse keren onderling overlegd.

Op de tuincomplexen Parkzicht, Ons Stekkie en Breeveld is van alles gaande zoals te lezen valt in de diverse jaarverslagen.

Het AVVN congres 2017 is bezocht door Jan Klee en Annemieke van der Vijver van onze vereniging.

Onze complexen hebben zich individueel ingeschreven voor de Rabo fietstocht 2017.

Er zijn met diverse afstanden leuke bedragen bijeen gefietst. Het is een mooie aanvulling voor de kas van het complex, die op een gezellige manier verdiend zijn.

Door het bestuur is in 2017 wederom onder de aandacht gebracht dat ook mede tuinders lid dienen te zijn van de vereniging.

In 2017 zijn wederom de contributies geint zonder acceptgiro te versturen. Dit is redelijk goed verlopen. Bestuur gaat in 2018 anders om met leden dien die (na 1 april) hun contributie niet tijdig, voor 1 april, betalen. In 2017 zijn hier in het bestuur aanvullende afspraken over gemaakt.

De heer Andries de Jong is tijdens de ledenvergadering 2017 afgetreden.

Zijn functie is tot op heden nog niet ingevuld.

Voor de bestuursfunctie voorzitter is nog geen lid gevonden die zich kandidaat heeft gesteld.

Verder hoopt het bestuur dat we in 2018 weer een mooi tuinjaar mogen beleven.

 Agendapunt 7: Financieel verslag van het bestuur 2017 (penningmeester)

 

Het financieel resultaat over boekjaar 2017 komt met € 12.246 iets lager uit dan de verwachtingen volgens de begroting ad € 12.676.

  • Inkomsten:

De hoogte van de jaarlijkse contributie en tuinbijdrage per m2 is niet gestegen t.o.v. 2016.

Het totaal bedrag aan contributie ad € 34.259 komt echter wel lager uit dan de begroting 2017 en de geïnde contributie over 2016. De oorzaak hiervan ligt in het feit dat een lidmaatschap, normaal gesproken, wordt beëindigd of aangegaan op 31 december, respectievelijk 1 januari. Door enkele mutaties halverwege het jaar, op elk van de drie tuincomplexen, komt het totaal bedrag aan inkomsten een fractie lager uit t.o.v. 2016 en de begroting. De rente inkomsten op onze spaarrekening is nog verder teruggelopen.

Het gemiddelde rentepercentage over 2017 komt uit op 0,05%.

  • Uitgaven:

De jaarlijkse huurafdracht aan de gemeente Woerden is onze grootste kostenpost.

In 2017 is de huur van de tuingronden gestegen met 1,2% naar een totaal bedrag van € 14.919. Deze stijging is vergelijkbaar met voorgaande jaren en het is op dit moment niet de verwachting dat hier in 2018 verandering in komt.

  • Balans:

De balanspost waarborgsommen moet op 31 december van elk jaar gelijk lopen aan de borg zoals deze is vastgelegd in de ledenlijst per dezelfde datum.

Gedurende de afgelopen jaren is deze vergelijking enigszins uit balans geraakt. Omdat de

reservering op de balans hoger uitkomt dan het totaal bedrag aan borg volgens de ledenlijst

hebben we het meerdere ad € 1.686 toegerekend via rekening courant aan de drie tuincomplexen.

  • Overigen:

Gedurende het boekjaar 2017 hebben zich geen verdere financiële bijzonderheden voorgedaan. De kascommissie heeft op 3 februari 2018 de cijfers van de vereniging over 2017 gecontroleerd en alles in orde bevonden.

 

Agendapunt 12: Contributies en bijdragen en 2018

Contributie en bijdrage voor 2019:

  • Bestuur stelt voor om voor 2019 geen wijzigingen door te voeren

 

Agendapunt 14: Verkiezing nieuw bestuursleden

 De heer Andries de Jong is tijdens de ledenvergadering 2017 afgetreden.

Zijn functie is tot op heden nog niet ingevuld.

Voor de bestuursfunctie voorzitter is nog geen lid gevonden die zich kandidaat heeft gesteld.

 

Bestuur zou het op prijs stellen als u overweegt een bijdrage te leveren aan onze vereniging door de voorzittershamer op te pakken. Als u wilt weten wat dit allemaal inhoud willen wij u graag informeren over deze dankbare taak.

Tevens is de penningmeester, Bart Briedé aftredend, maar herkiesbaar.

De kandidaatstelling van een ander lid van de vereniging voor een bestuursfunctie dient conform artikel 9 lid 6 van de statuten door ten minste vier leden en conform artikel 5 van het Huishoudelijk Reglement schriftelijk te geschieden bij het bestuur uiterlijk drie dagen vóór de algemene ledenvergadering.

 

Agendapunt 2, 11 en 19:

Fedor Kooijman heeft een fraaie serie “videofoto’s” gemaakt. Door op dynamische manier oude met nieuwe foto’s te vergelijken krijgt men een goede indruk hoe bekende plekjes in Woerden in de loop van zo’n honderd jaar zijn veranderd.

 

Notulen Algemene Ledenvergadering 2017

Aanwezig:

Andries de Jong                             voorzitter

Bart Briede                                      penningmeester

Anton Janmaat                               secretaris

Annemiek van der Vijver              2e secretaris (notulen)

  1. Opening en mededelingen door de voorzitter

Aanwezig: 20 waarvan 4 bestuursleden

Afwezig met kennisgeving:

de Leeuw Ons Stekkie

Kees van de Putten Ons Stekkie

Ernst Jan Grunmann Ons Stekkie

Theo Edelbroek  Ons Stekkie

Andries memoreert dat er de laatste maanden veel ongewenst bezoek is geweest bij de complexen. Bij de media is dat ook niet ongemerkt gebleven, RTL4 en SBS6 hebben zelfs belangstelling getoond. Een beleidsmedewerker in Oudewater, wil ons ondersteunen voor een eventuele oplossing, hij komt op 3 april op inspectie bij alle complexen.

  1. Notulen jaarvergadering 23 maart 2016.

Staan in de Tuindersinfo en worden ongewijzigd aangenomen.

  1. Jaarverslag van het bestuur en beleid van het bestuur

Deze zijn opgenomen in de Tuindersinfo, kort samengevat:

Anton: zie Tuindersinfo. Jaarverslag Ons Stekkie is niet opgenomen in de Tuindersinfo, ligt ter inzage. Jan Willem geeft een toelichting.

Op 25 april wordt er een thema-avond georganiseerd voor de drie tuincommissies met als doel om te proberen het werk van de tuincommissie aantrekkelijker te maken (veel verloop bij de tuincommisssies wat zorgt voor frustraties).

Jan Klee: wordt de AVVN ook benaderd. Wordt meegenomen.

  1. Jaarverslagen van de drie tuincomplexen.

Parkzicht: zie Tuindersinfo.

Ons Stekkie: wordt alsnog opgenomen in de Tuindersinfo

Breeveld: zie Tuindersinfo.

 

  1. Financieel verslag van het bestuur 2016

De contributie is mooi op tijd binnen, de tuinders die de factuur nog niet betaald hebben, worden door de respectievelijke voorzitters benaderd en er zal nog een aanmaning gestuurd worden. Het is een heel stabiel jaar.

  1. Verslag van de kascommissie.

Corien van Vliet: duidelijk verhaal.

  1. Toelichting en vaststelling van de balans en van de staat van baten en lasten over 2016

De jaarcijfers liggen ter inzage op de tafels.

Financieel zijn er gedurende het jaar geen verrassingen geweest en het vastgestelde positieve eindresultaat komt dan ook in grote lijnen overeen met de verwachtingen volgens de begroting.

Helaas zijn de advertentie inkomsten, door het opzeggen van één van onze adverteerders, weer iets verder teruggelopen.

Het saldo van de spaarrekening is praktisch gelijk aan vorig jaar. Dit saldo is opgebouwd uit de ontvangen waarborgsommen plus het rekening courant saldo van de drie tuincomplexen.

De balanspost waarborgsommen is gestegen t.o.v. vorig jaar. De oorzaak hiervan: Een aantal van de in 2016 gestopte tuinders heeft bij aanvang van hun lidmaatschap geen tot weinig borg betaald terwijl nieuwe tuinders

m.i.v. januari 2016 de borg volgens het nieuwe tarief van € 0,50 per m2 is gaan betalen.

Daarnaast moet begin 2017 voor een aantal oud tuinders nog worden vastgesteld of er recht is op teruggave van betaalde borg. Het effect van deze afrekening zien we pas terug in het saldo waarborgsommen in het nieuwe boekjaar.

Het positieve eindresultaat wordt, zo als gebruikelijk, toegevoegd aan het rekening courant saldo van de drie tuincomplexen naar verhouding van het totaal aan contributie ontvangsten.

Wil Boer: Ons Stekkie is het kleinst maar we betalen de meeste huur aan de gemeente.

Andries: dit is historisch gegroeid, ca. drie jaar geleden hebben we overleg met de gemeente gehad over de m2 prijs van de grond. De m2 prijs van Ons Stekkie is hoger dan voor Parkzicht en Breeveld. Het bestuur heeft toen besloten dat de leden van dit verschil niet de dupe mogen zijn. Om die reden betalen de leden van de drie tuincomplexen allemaal hetzelfde tarief per m2 grond in gebruik.

  1. Decharge van het bestuur

Wordt gekregen door de leden.

 

  1. Vaststelling van contributies en bijdragen voor het jaar 2018

Bart: net als vorig jaar worden de contributies niet verhoogd. Het banksaldo gaat geleidelijk aan iets omhoog. Het saldo laat een stabiel beeld zien.

  1. Vaststelling van begroting en bijdragen voor het jaar 2018

Ziet er goed uit, geeft wederom een stabiel beeld.

  1. Verkiezing nieuwe bestuursleden

Parkzicht: Ad Pronk wordt opgevolgd door Wim van Dijk.

Ons Stekkie: Klaas van Amerongen wordt opgevolgd door Theo Edelbroek. Hij moest zich voor vanavond afmelden door andere bestuurlijke functies.

Breeveld: Jan Klee gaat z’n tweede jaar als voorzitter in.

Andries neemt afscheid nadat hij dit al vorig jaar had aangegeven, Andries is voorzitter geweest van 2011 tot 2017. Anton: neemt voorlopig het voorzitterschap over van Andries.

Andries bedankt Ad Pronk voor zijn voorzitterschap vanaf 2014, het was een moeilijke periode voor Parkzicht maar heeft met een compleet nieuw team een goede organisatie neergezet en een prachtig clubhuis.

Andries memoreerde zijn periode als voorzitter: dit begon in 2011 met een problematische tuinder er kwam zelfs een advocaat aan te pas. De statuten zijn op de schop gegaan wat enorm veel werk is geweest, veel hulp van Jan Klee en de AVVN. Wat de volkstuincomplexen anders maakt dan de gemiddelde vereniging zoals een biljart- of voetbalclub, is dat ze zeer bouwlustig zijn, er wordt volop gebouwd aan schuurtjes, terrassen, afdakken, kippenhokken etc waardoor richtlijnen/statuten hard nodig zijn maar nog steeds ontstaan hierdoor conflicten.

Andries blijft lid van de vereniging zonder tuin.

  1. Benoeming 3 leden van de kascommissie

Corien moet aftreden: Kees van der Putten, tuin46b Ons Stekkie (was niet aanwezig maar heeft dit schriftelijk aangemeld neemt zitting in de kascommissie evenals Theo Oosterlaken en Nico de Knikker die hun tweede jaar volmaken.

 

  1. Benoeming van het lid/leden die de vereniging willen vertegenwoordigen op het AVVNcongres 17 juni

Jan Klee, Annemiek van der Vijver en Corien van Vliet (onder voorbehoud) zijn geïnteresseerd en hierover zal t.z.t. nader contact worden opgenomen omdat er slechts twee plaatsen beschikbaar zijn.

 

  1. Rondvraag

Martin Tabak: de notulen stonden niet op de website. Dat is inderdaad spijtig, reden zou kunnen zijn dit bij de overdracht van de huidige webmaster John de Ruiter, naar de nieuwe webmaster Dick de Jong, er bij ingeschoten is.

 

15 Sluiting van de vergadering 21.30 uur.